Projekt

Auf dieser Seite erhalten Sie als unser Kunde eine Übersicht, wie ein IT-Projekt aussieht. Das sind unsere allgemeinen Vorgangsweisen. Weitere Details erhalten Sie in Ihrer Projektmappe. 

Übersicht über den Ablauf eines Projekts:

In diesem Video sind alle Grundlagen für das projekt erklärt. Alle weiteren Informationen erhalten Sie auch hier in Ihrer digitalen Projektmappe.

 
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Was ist die Projektmappe und wie wird das Dokument genutzt?

Alle Informationen für vor, nach und während des IT-Projektes finden sich in diesem Dokument. Im folgenden Video finden sich ebenso weitere Hinweise zum Dokument und wie eine reibungslose Kommunikation gewährleistet werden kann.  

Inhalte der Projektmappe

Sie erhalten von uns einen Link und diesen Link können Sie flexibel mit allen Ihren Mitarbeitern und Projektverantwortlichen teilen ud bearbeiten. 

 

Weitere Informationen erhalten Sie im unteren Teil der Website.

Über diesen Link können Sie Informationen teilen und weitergeben. WICHTIG: bitte speichern Sie das Dokument hinter dem Link nicht lokal auf Ihrem Rechner ab, sondern nutzen Sie den Link zur Bearbeitung.

Bei aktuellen TODOs für den Kunden wird besprochen, was genau Ihre offenen Aufgaben sind und was von Ihnen noch erledigt werden muss.

 Hier gehen wir detailliert noch einmal darauf ein, was genau aktuell Probleme und Herausforderungen bei Ihnen sind.

Hier legen wir gemeinsam das Ziel des Projektes fest.

Hier erhalten Sie weitere Informationen im unteren Teil der Website. 

Bitte machen Sie sich hierzu Gedanken, wer Sie im Falle von Urlaub/Krankheit im Projekt vertreten soll und lassen Sie uns das wissen.

Hier informieren wir Sie über den aktuellen Stand des Projektes

Hier gehen wir noch einmal auf weitere Informationen und Besonderheiten bezüglich des Projektes ein. 

 

Wie sieht die Projektkommunikation aus?

Bitte sehen Sie davon ab, Nachrichten an persönliche E-Mail-Adressen, Handynummern oder WhatsApp-Messages zu senden – NUR eine Kommunikation über die oben genannte E-Mail-Adresse support@digitalagentur1.de gewährleistet einen schnellen und erfolgreichen Projektablauf.  

 

Für Notfälle

Außerhalb der Öffnungszeiten erreichen Sie unter der genannten +49 8251 93 69 130 Telefonnummer unseren Notfall-Service, der Ihnen bei wichtigen Fragen und Problemen zur Verfügung steht. Nach der Telefon-Ansage bleiben Sei bitte in der Leitung – dort werden Sie mit einem Notfall-Mitarbeiter verbunden.   

Die Kommunikation während des Projektes erfolgt NUR über die E-Mail-Adresse support@digitalagentur1.de. Hier wird jede E-Mail dem zugehörigen Projektverantwortlichen zugeordnet.  Erfahrungsgemäß ist die Kommunikation per E-Mail auch der schnellste & effizienteste Weg.

Telefonisch erreichen Sie uns Montag-Freitag (07:30 Uhr – 16:30 Uhr) unter +49 8251 93 69 130.
Bitte planen Sie telefonische Termine vorab, um Wartezeiten zu vermeiden.
Die telefonische Terminvorgabe kann über unsere Disposition oder über Ihren Projektverantwortlichen geregelt werden. Unsere Disposition ist über alle Termine informiert, daher kann es sein, dass Sie auch Anrufe der Disposition erhalten.  

Was erwartet mich während des Projektes?

Durch das Projekt werden viele Verbesserungen erreicht, die am Anfang vielleicht nicht alle sofort ersichtlich werden. Oftmals bedarf es mehrerer Optimierungen und Feinjustieren, bis alle im Projekt geforderten Punkte, optimal laufen. Dazu gehört auch, dass sich Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft verändern können – beispielsweise neue grafische Oberflächen, neue Programme und neue Arbeitsweisen. Oft sind IT-Projekte nicht nur eine technische, sondern auch eine emotionale Reise. In häufigen Fällen kann es auch zu EDV-Frustration kommen – kein Problem, das ist für uns nichts Neues. Wir sind das gesamte Projekt über für Sie da und stehen besonders in solchen Zeiten mit Rat und Tat zur Verfügung.  

Wie sieht die Projektreise aus?

Für jeden Kunden ist ein neues Projekt immer eine Herausforderung sowie eine Reise. Auf unserem gemeinsamen Weg zum Ziel werden wir folgende Schritte erreichen:  
Nach dem Erstgespräch beginnen wir gemeinsam mit dem Kunden einen Plan für das Projekt zu erstellen. Auf Kundenseite wird kein technisches Knowhow vorausgesetzt. Am Ende des Erstgespräches ist dann Raum für Ihre Fragen. Gerne dürfen Sie für das Erstgespräch alle Personen an Board holen, die an dem Projekt beteiligt sind. Am Ende des Gespräches legen wir gemeinsam einen Tag für den Start fest. Bitte sorgen Sie dafür, dass der Termin eingehalten wird – wir planen langfristig und genau unsere Ressourcen.  

Nach der gemeinsamen Planungsphase mit dem Kunden, setzt unser Projektteam zusammen mit den Technikern, die besprochenen Punkte um. So sind wir perfekt auf den Tag der Umstellung vorbereitet. Ab und zu kann es Rückfragen geben, um das Projekt noch genauer angehen zu können. Falls das nicht der Fall ist, sprechen wir uns erst am Tag der Umstellung wieder. Bitte informieren Sie in der Zeit ihr Team und ihre Angestellten, welche Änderungen in der Zukunft eintreten werden. 

Endlich ist der im Planungsgespräch festgelegte Termin gekommen. Am Tag der Umstellung meldet sich ein Mitarbeiter zwischen 7 und 17 Uhr, wenn die Umstellung vollständig durchgeführt wurde. Hierfür können wir keine genaue Zeit nennen, weil auch wir von verschiedenen Faktoren abhängig sind. Bitte lassen Sie unseren Mitarbeiter wissen, wenn es an diesem Tag Störungen, Probleme oder Fragen ihrerseits geben sollte. Bitte stellen Sie Ihre Fragen gesammelt an uns. Ein Vorort-Termin ist nur möglich, wenn das im Planungsgespräch explizit besprochen wurde – ansonsten findet der Prozess per Fernwartung statt.  
Obwohl alles geplant ist, kann es doch immer sein, dass sich Änderungen oder Anpassungen ergeben. Im seltenen Fall kann es auch zu Störungen oder Beeinträchtigungen kommen. Selbstverständlich sorgen wir in diesem Falle dafür, dass diese schnellstmöglich behoben werden. Auch in den Tagen nach der Umstellung sind wir für Sie da und begleiten Sie auf dem Weg in die digitale Welt.
Jede Veränderung bringt viele Vorteile mit sich – jedoch muss man auch optimal darauf eingestellt sein. Für diesen Fall bieten wir Ihnen schon im Planungsgespräch an, Schulungen für ihr Team und ihre Angestellten zu buchen. Sollten Sie sich erst an einem späteren Zeitpunkt dafür entscheiden, kann das natürlich jederzeit noch dazu gebucht werden. Wie im Planungsgespräch vereinbart, besprechen wir in einem Abschlussgespräch noch einmal das Projekt und beantworten noch offene Fragen.

Wir sind Freunde von Langfristigkeit und betreuen Sie gern weiterhin bei auftretenden Problemen, Fragen oder weiteren Optimierungen. Sie können uns jederzeit über die obenstehenden Kontaktdaten erreichen. 

Zeit nach dem Projekt / IT-Umstellung

Für jeden Kunden ist ein neues Projekt immer eine Herausforderung sowie eine Reise. Auf unserem gemeinsamen Weg zum Ziel werden wir folgende Schritte erreichen:  

Projektabrechnung:

Abschlagszahlung und Vorkasse, nach Aufwand monatlich

Durch das Projekt werden viele Verbesserungen erreicht, die am Anfang vielleicht nicht alle sofort ersichtlich werden. Oftmals bedarf es mehrerer Optimierungen und Feinjustieren, bis alle im Projekt geforderten Punkte, optimal laufen. Dazu gehört auch, dass sich Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft verändern können – beispielsweise neue grafische Oberflächen, neue Programme und neue Arbeitsweisen. 

Wir arbeiten hier mit einer Positivliste – alles, was im Projektvertrag steht, ist dabei – alles andere nicht. Bitte sprechen Sie hierzu auch mit Ihrem Projektbetreuer.

Nach Aufwand bedeutet, dass wir nur die Zeit abrechnen, die wir tatsächlich brauchen. Bei komplexeren Sachverhalten kann es aber auch sein, dass wir über der Schätzung liegen.

Häufige Projektfehler:

Wie bereits oben erwähnt – Wir arbeiten hier mit einer Positivliste – alles, was im Projektvertrag steht, ist dabei – alles andere nicht. Daher sind wir schon vom dem Projektstart sehr transparent. Bitte sprechen Sie hierzu auch mit Ihrem Projektbetreuer.

Wie schon im oberen Teil der Seite beschrieben, kann es natürlich auch sein, dass es während des Projektes Niederschläge gibt. Wir werden aber alles daran setzen, dass am Ende das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Wenn es Probleme gibt, sprechen Sie und bitte jederzeit darauf an.

Sie dürfen uns jederzeit alles fragen! Wir haben Nerven aus Stahl!

Wir empfehlen dennoch, dass jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter eine Schulung erhält, damit das volle Potenzial des IT-Projektes ausgenutzt werden kann.

Bitte nennen Sie uns vor dem Projekt alle wichtigen Mitarbeiter, die im Projekt involviert werden sollen.